Glossareintrag
Wir denken. KI tippt mit.
RPA (Robotic Process Automation, deutsch robotergesteuerte Prozessautomatisierung) ist Software, die andere Programme über deren Bildschirmoberfläche bedient und dabei einen vorher festgelegten Ablauf abspielt. Im Alltag heißt ein solcher Ablauf Software-Roboter oder Bot. Er öffnet Fenster, klickt Schaltflächen, kopiert Werte und tippt sie an anderer Stelle ein, so wie eine Bürokraft es täte. Das bediente Programm bleibt unverändert und benötigt keine Anpassung. RPA bewegt dabei nichts Gegenständliches. Roboter, die wirklich greifen und fahren, gehören zur Physical AI. In der Werkstatt entspricht dem Software-Roboter am ehesten der Cobot, ein Roboterarm, der eine eingelernte Bahn abfährt.
Der Digitalverband Bitkom beschreibt RPA in einer Presseinformation zu Software-Robotern vom Mai 2020 als „software-gestützte Bedienung von Programmen über deren Benutzeroberfläche“. Bitkom-Experte Patrick Hansen nennt sie dort eine „Brückentechnologie, die besonders Unternehmen mit Schwierigkeiten bei der Prozessautomatisierung oder der Integration von Systemen schnell helfen kann“. Geeignet sei sie vorwiegend für einfache Aufgaben, bei denen sich die Schritte immer wiederholen.
Technisch hängen die meisten Bots an Selektoren. Ein Selektor beschreibt ein Bedienelement über seine Kennung und seinen Platz im Fensteraufbau. Microsoft schreibt in der Dokumentation zu den Oberflächenelementen in Power Automate: „All UI elements consist of one or more selectors that pinpoint the UI or web component that Power Automate interacts with.“ Verschiebt ein Update die Schaltfläche oder ändert deren Kennung, findet der Bot sie nicht mehr und der Ablauf bricht ab.
Zwei Betriebsarten sind üblich. Ein attended Bot läuft auf dem Arbeitsplatz, wird vom Mitarbeiter gestartet und arbeitet mit dessen Rechten. Ein unattended Bot läuft ohne Menschen auf einem Server, zu festen Zeiten, unter einem eigenen Dienstkonto und mit Protokoll. UiPath hält in der Gegenüberstellung von attended und unattended Automatisierung fest, dass ein attended Bot nichts können darf, was der Nutzer selbst nicht darf.
RPA enthält von sich aus keine KI. Der Bot entscheidet nichts, er wiederholt. Darin unterscheidet er sich vom KI-Agenten, der ein Ziel erhält und jeden Schritt neu bestimmt, und von Computer Use, wo ein KI-Modell den Bildschirm als Bildschirmfoto auswertet. (Hinweis: Verwechselbar mit Workflow-Diensten wie Zapier, Make oder n8n, die Programme über Schnittstellen verbinden statt über die Oberfläche.)
RPA ist älter als große LLMs, und sein stärkstes Wachstum liegt Jahre zurück. Gartner meldete im Juni 2019, der weltweite RPA-Umsatz sei 2018 um mehr als 63 Prozent auf 846,2 Millionen Dollar gestiegen. Das war das stärkste Wachstum im gesamten Markt für Unternehmenssoftware. Die Anteile lagen laut der Auswertung der Gartner-Marktzahlen zu RPA bei 13,6 Prozent für UiPath, 12,8 Prozent für Automation Anywhere und 8,4 Prozent für Blue Prism.
Heute wächst der Markt im niedrigen zweistelligen Bereich. Marktführer UiPath meldete am 3. September 2026 für sein zweites Geschäftsquartal 410 Millionen Dollar Umsatz und damit 13 Prozent Wachstum. Die jährlich wiederkehrenden Erlöse stiegen um 12 Prozent auf 1,938 Milliarden Dollar (Quartalszahlen von UiPath, September 2026). Firmenchef Daniel Dines ordnet die Lage dort so ein: „AI is expanding what enterprises can automate, while increasing the need for the orchestration, governance, and exactness that deterministic automation provides.“
Jedes Update der bedienten Software kann einen Bot stoppen, ebenso ein neuer Anmeldedialog oder eine geänderte Feldreihenfolge. Der Bot erkennt Positionen und Kennungen, keine Bedeutung. Microsoft empfiehlt in seiner Dokumentation zu Power Automate textbasierte Selektoren, weil sie „more reliable and resilient to possible future changes in the application or webpage structure“ seien.
Einen Nebeneffekt davon benennt die Landesinitiative Wirtschaft Digital BW des baden-württembergischen Wirtschaftsministeriums in ihrem Thema des Monats zur robotergestützten Prozessautomatisierung. Ändert sich ein Programm, „muss auch der RPA-Bot neu justiert werden. Das führt in der Praxis mitunter dazu, dass mit einer an sich schon veralteten Software länger festgehalten wird.“ Wirtschaft Digital BW nennt die Bots außerdem lohnende Angriffsziele, weil sie Zugriff auf mehrere Systeme haben.
Die Beratung EY hat die Scheiterquote früh beschrieben. Im Bericht „Get ready for robots“ zu gescheiterten RPA-Projekten von 2016 heißt es, man habe in Projekten in 20 Ländern gesehen, dass „as many as 30 to 50% of initial RPA projects fail“. An erster Stelle seiner zehn typischen Fehler steht, RPA als IT-Projekt zu führen statt als Sache der Fachabteilung. Die Zahl stammt aus der Projekterfahrung einer Beratung im Finanzsektor, nicht aus einer repräsentativen Erhebung.
Der Unterschied zwischen RPA und einem KI-Agenten liegt in der Art der Entscheidung. UiPath stellt beides in der Dokumentation zu Agenten direkt gegenüber. Roboter sind dort „Deterministic, rule-based“ und „Best for: Repetitive tasks, structured workflows“. Agenten sind „Probabilistic, adaptive“ und „Best for: Unstructured tasks, ambiguous environments“.
Ein deterministischer Bot macht bei unveränderter Oberfläche jedes Mal dasselbe. Fehlt ein Element, bleibt er stehen und hinterlässt einen Fehlereintrag. Ein Agent behilft sich stattdessen. Microsoft beschreibt das in der Dokumentation zu Computer Use in Copilot Studio so: „Because it's AI-powered, it adapts to interface changes. For example, when buttons or screens change, the tool continues working without breaking your flow.“
Dafür verliert der Agent an Wiederholbarkeit. Er kann bei zehn gleichen Durchläufen zehn leicht verschiedene Wege nehmen und sich in jeder Runde neu vertun. Für einen Vorgang, der täglich hundertfach und immer gleich laufen muss, ist das eine andere Ausgangslage als ein Bot, der bei jeder Abweichung abbricht.
Die Anbieter verkaufen heute beides nebeneinander. UiPath fasst die Arbeitsteilung auf seiner Produktseite zur agentischen Automatisierung in vier Sätzen zusammen: „Agents reason within guardrails. Robots act on systems of record. APIs move data. People intervene where judgment matters.“ Automation Anywhere legt in seinem Agentic Process Automation System die Agenten über die vorhandenen RPA-Bestände, um „exceptions and unstructured data that traditional bots cannot“ zu bearbeiten.
Der Begriff Agentic Process Automation (APA) stammt aus der Wissenschaft. Ein Team um Yining Ye und Xin Cong führte ihn im November 2023 im Paper „ProAgent: From Robotic Process Automation to Agentic Process Automation“ ein. Die Begründung dort: RPA tue sich schwer mit Aufgaben, die menschenähnliche Intelligenz benötigen, besonders beim aufwendigen Entwurf der Abläufe und bei Entscheidungen während der Ausführung.
Gartner warnt vor Etikettenschwindel. In einer Vorhersage zu agentischen KI-Projekten vom 25. Juni 2025 beschreibt das Analysehaus „agent washing“ als „the rebranding of existing products, such as AI assistants, robotic process automation (RPA) and chatbots, without substantial agentic capabilities“. Von tausenden Anbietern mit agentischen Versprechen hält Gartner nur rund 130 für echt. Über 40 Prozent der agentischen KI-Projekte werden nach dieser Vorhersage bis Ende 2027 abgebrochen.
Vor der Wahl zwischen Bot und Agent steht allerdings die Schnittstellen-Frage. Hat das Zielprogramm eine Programmierschnittstelle, ist weder das eine noch das andere nötig. Ein Schnittstellenaufruf überträgt die Daten in einem Schritt, ohne Klicks und ohne Bruch bei Oberflächenänderungen. Microsoft nennt als Zweck von Computer Use ausdrücklich den umgekehrten Fall: „agents can complete tasks even when there’s no API to connect directly to the system.“
Zapier, Make, n8n und die Cloud-Flows von Power Automate arbeiten auf dieser Schnittstellen-Ebene und sind deshalb kein RPA. Sie verbinden Programme über deren offizielle Schnittstellen, ähnlich wie Function Calling oder ein MCP-Server das für KI-Modelle tun. RPA und Computer Use sind beide Behelfslösungen für Programme ohne Anbindung.
Ein Bot protokolliert, wer wann was bearbeitet hat, und macht so Verhalten und Leistung von Beschäftigten messbar. Damit berührt der Einsatz Mitbestimmung und Beschäftigtendatenschutz. Die Anwälte Michael Rath, Christian Kuss und Niccolo Langenheim schreiben in der Computerwoche-Analyse zur Rechtssicherheit von RPA, dem Betriebsrat stehe ein Mitbestimmungsrecht zu, sobald eine solche Verhaltenskontrolle möglich ist. Wörtlich: „Unerheblich ist, ob das Unternehmen die technische Einrichtung zu diesem Zweck überhaupt einsetzen möchte.“ Es komme allein darauf an, dass die Möglichkeit besteht.
Dieselbe Analyse verlangt, dass „die einzelnen, automatisierten Prozessschritte, Aufgaben und Aktionen detailliert dokumentiert sind“, und dass protokolliert wird, wann welche Person welche Änderung vorgenommen hat. Personenscharfe Auswertungen vermeidet, wer die Daten auf Gruppen von Mitarbeitern bezieht. Bei unbeaufsichtigten Bots vergibt laut UiPath-Dokumentation zu unbeaufsichtigten Bots der Administrator die Zugangsdaten als sogenannte credential assets, und der Entwickler verweist nur darauf. Das Protokoll hält fest, „who obtains and manages the credentials used by the automation“.
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks führt RPA auf seiner Seite KI im Handwerk als bereits genutzte Technik. Dort steht: „Handwerksbetriebe nutzen diese Möglichkeiten schon heute, wenn sie robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) in der Dateneingabe und Dokumentenverarbeitung oder KI in der vorausschauenden Wartung nutzen.“ Ein namentlich belegtes Fallbeispiel aus einem Handwerksbetrieb liefert der Verband dazu nicht, und auch in seiner Sammlung von KI-Praxisbeispielen aus dem Handwerk taucht keines auf.
Nach der Bitkom-Umfrage zur Digitalisierung des Handwerks vom 28. August 2025 setzen erst 4 Prozent der Handwerksbetriebe KI ein, weitere 9 Prozent planen es. Bitkom befragte dafür 504 Handwerksbetriebe ab einem Beschäftigten. Das Statistische Bundesamt zählt in seiner Erhebung zur KI-Nutzung in Unternehmen für 2025 bei Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten 23 Prozent KI‑Nutzer. Von diesen setzen 26 Prozent die Technik für die Automatisierung von Arbeitsabläufen ein.
Der Einstieg kostet nichts. Power Automate for Desktop ist in Windows 11 vorinstalliert, so steht es in Microsofts deutscher Anleitung für Windows 11. Eine Aufzeichnung nimmt Maus- und Tastaturbewegungen auf und macht daraus Schritte. Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg nennt in seinem Leitfaden zur digitalen Assistenz mit RPA als passende Fälle „das Auslesen von Bestellungen aus E-Mails, das Erstellen von Standardberichten oder die Dateneingabe in Ihr Warenwirtschaftssystem“.
Mit einem privaten Microsoft-Konto ist diese Gratis-Variante allerdings eng. Der Vergleich der Anmeldekonten bei Power Automate führt für dieses Konto Zeitpläne, die Verbindung zu Cloud-Flows, das Teilen mit Kollegen, die zentrale Verwaltung und den unbeaufsichtigten Betrieb jeweils als nicht verfügbar. Microsoft schreibt dort außerdem, dass unter Windows 10 Home und Windows 11 Home zwar Abläufe entstehen und lokal laufen dürfen, sich aber nicht aus der Cloud starten lassen. Übrig bleibt für den Kleinbetrieb ein Bot, den jemand von Hand startet und beim Laufen beobachtet. Alles darüber kostet Lizenz (Preisseite von Power Automate).
Handwerkersoftware bringt in der Regel fertige Schnittstellen mit, z. B. zu DATEV, GAEB, UGL, Datanorm und ZUGFeRD. Das Handwerksblatt zur App-Zeiterfassung im Betrieb stellt zwei Betriebe vor, die ihre Zeiten per App erfassen. Der Anbieter beschreibt den Weg dorthin so: „Am Ende des Monats werden die Zeitwirtschaftsdaten zum Beispiel über eine Datev-Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung an den Steuerberater übertragen.“ Für die Erfassung selbst nennt er drei bis vier Klicks pro Tag. Ein Bot, der dieselben Daten von Bildschirm zu Bildschirm überträgt, wäre langsamer und würde beim nächsten Update stehen bleiben.
Ein aktueller Fall ist der Rechnungseingang. Der ZDH befragte zwischen Januar und Februar 2026 knapp 2.000 Handwerksbetriebe zur E-Rechnung und meldete am 18. Mai 2026 das Ergebnis zur E-Rechnung im Handwerk. Ein Betrieb erhält im Schnitt rund 1.200 Eingangsrechnungen im Jahr, etwa die Hälfte davon als E‑Rechnung. Für jeden zweiten Betrieb ist die Verarbeitung aufwendiger als bei einem PDF, die Einführung kostete im Schnitt knapp 3.000 Euro. Generalsekretär Holger Schwannecke fasst das so zusammen: „Statt spürbarer Entlastung erleben viele Handwerksbetriebe aktuell vor allem mehr Aufwand, zusätzliche Kosten und technische Hemmnisse.“
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, die Buchhaltung und Handwerkersoftware direkt einlesen können. Ein Bot, der dieselben Beträge aus der Bildschirmansicht abtippt, ist der Umweg um eine Schnittstelle, die es bereits gibt.
Hürden im Kleinbetrieb, gemessen statt geschätzt:
Entscheidungshilfe für den Betrieb:
Wichtig: Ein Bot benötigt dieselbe Ordnung wie ein neuer Mitarbeiter mit eigenem Zugang. Dazu gehören ein eigenes Konto statt des Chef-Logins, nur die nötigen Rechte (Least Privilege), ein Protokoll über jeden Lauf und eine feste Zuständigkeit für den Fall, dass ein Update die Oberfläche verändert. Der Mitarbeiter, dessen Arbeitsschritte der Bot übernimmt, gehört vorher an den Tisch. Er kennt die Ausnahmen, die in keiner Ablaufbeschreibung stehen.
