ChatGPT Prompts für Handwerker und Unternehmer entscheiden darüber, ob die KI ein brauchbares Angebotsschreiben liefert oder einen Werbetext voller Floskeln. Der Unterschied liegt nicht im Modell, sondern in der Anweisung. Ein guter Prompt besteht aus sechs Bausteinen, ChatGPT denkt seit 2026 in fünf wählbaren Denkstufen, und drei Datenschutz-Schalter gehören vor dem ersten Kundentext umgelegt. Die 27 Prompt-Vorlagen zum Kopieren decken Angebot, Reklamation, Recruiting, Baustelle und Betriebsführung ab. Jede Vorlage enthält Platzhalter in eckigen Klammern und eine Sperre gegen erfundene Preise, Fristen und Normen.
ChatGPT für Handwerker folgt denselben Regeln wie ChatGPT für eine Praxis, eine Sprachschule, ein Autohaus, ein Studio, eine Kanzlei oder eine Werkstatt. Ein Kurs ist dafür nicht nötig. Die Beispiele kommen meist aus dem Handwerk, die Vorlagen tragen an jeder Stelle den Platzhalter [GEWERK/BRANCHE] und funktionieren mit „Physiotherapiepraxis“ genauso wie mit „SHK-Betrieb“. Grundlage sind die offiziellen Hilfeseiten von OpenAI (Stand 30. September 2026), die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz und die Handwerksstudie von Bitkom und ZDH vom Januar 2026.
Warum „Schreib mir ein Angebot“ nicht funktioniert
Ein Prompt ist die Arbeitsanweisung an das Sprachmodell. ChatGPT füllt jede Lücke darin mit dem statistisch Wahrscheinlichsten. Wer nur „Schreib mir ein Angebot für eine Badsanierung“ eingibt, bekommt ein Angebot für einen Durchschnittsbetrieb. Mit erfundenen Positionen, einer erfundenen Gültigkeit und einem Ton, der zu keinem Meisterbetrieb passt. Das KI-Modell rät nicht aus Bosheit. Es hat nichts anderes bekommen.
Die Hilfeseite von OpenAI nennt vier Grundregeln für gute Prompts in ChatGPT: konkret formulieren, genug Kontext geben, den Ton mit Adjektiven vorgeben und komplexe Aufgaben in kleinere Schritte zerlegen. Für die neueren Modelle ergänzt OpenAI in den Prompting-Leitlinien für GPT-5.5 den Grundsatz „outcome-first“. Der Prompt beschreibt das erwartete Ergebnis, die Erfolgskriterien, erlaubte Nebenwirkungen, Regeln für Belege und das Ausgabeformat. Den Lösungsweg findet das KI-Modell selbst.
Im Betriebsalltag sind es sechs Bausteine. Nicht jeder Prompt benötigt alle, ein schwacher Prompt lässt aber mehrere davon aus.
Die Prompt-Formel für Handwerk und lokale Unternehmen
- Rolle: Wer soll antworten? „Du bist Angebotstexter für einen SHK-Betrieb“ setzt Wortschatz und Perspektive.
- Kontext: Betrieb, Gewerk oder Branche, Region, Kunde, Objekt, Anlass. Alles, was eine neue Bürokraft am ersten Tag wissen müsste.
- Fakten: Positionen, Preise, Termine, Maße. Exakt und mit der Anweisung, sie unverändert zu übernehmen.
- Aufgabe und Format: Was genau entstehen soll, in welcher Struktur, mit welcher Länge, in welcher Anrede.
- Grenzen: „Erfinde keine Preise, Fristen, Garantien oder Normen. Fehlt dir etwas, schreibe [OFFEN: …].“ Diese Zeile verhindert erfundene Zahlen.
- Beispiel oder Rückfrage: Entweder ein eigener Text als Stilvorlage (Few-Shot-Prompting) oder die Anweisung, vor dem Schreiben Rückfragen zu stellen.
Derselbe Angebotsauftrag als schwacher und als starker Prompt:
| Baustein | Schwacher Prompt | Starker Prompt |
|---|---|---|
| Rolle | keine | „Du bist Angebotstexter für einen Fliesenlegerbetrieb in Hagen.“ |
| Kontext | „eine Badsanierung“ | „Einfamilienhaus, Baujahr 1978, Bad im OG, 8 m², Besichtigung am 24.09.“ |
| Fakten | keine, ChatGPT erfindet Positionen | Positionsliste mit Mengen und Nettopreisen, „exakt übernehmen“ |
| Format | „ein Angebot“ | fünfteilige Struktur, höchstens 250 Wörter, Sie-Anrede |
| Grenzen | keine | „Erfinde keine Garantien. Rechne nichts nach. Fehlt etwas: [OFFEN]“ |
| Ergebnis | Werbetext mit Fantasiepreisen, muss neu geschrieben werden | Anschreiben, das nach dem Gegenlesen rausgehen kann |
Den Kontext muss niemand jedes Mal neu tippen. Wer ChatGPT täglich nutzt, hinterlegt das Betriebsprofil einmal zentral (Abschnitt „Einmal einrichten“ weiter unten) und schreibt in den einzelnen Prompt nur noch die Angaben des aktuellen Falls.
Denkstufen in ChatGPT: Instant, Mittel, Hoch, Sehr hoch und Pro
ChatGPT arbeitet seit 2026 mit einem Schieberegler für Denken, der festlegt, wie lange das Modell vor der Antwort intern überlegt. Laut der OpenAI-Hilfeseite zu GPT-5.6 und GPT-6 Pro hat er fünf Stufen. Instant antwortet sofort und ist für Alltagsfragen gedacht. Mittel ist das Standard-Denken mit GPT-5.6 Sol. Hoch lässt das KI-Modell ausführlicher überlegen. Sehr hoch ist die höchste Stufe von Sol. Pro schaltet auf die Pro-Modelle (GPT-5.6 Sol Pro und in den teureren Tarifen GPT-6 Pro auf Basis von GPT-6 Astra) für schwierige Aufgaben und länger laufende Arbeitsabläufe.
Vor der sichtbaren Antwort schreibt ein Reasoning-Modell einen internen Zwischenschritt, prüft Varianten und verwirft Sackgassen. Mit jeder Stufe verbraucht dieser unsichtbare Teil mehr Token, die Antwort dauert länger und das Nutzungskontingent ist schneller aufgebraucht. In der API heißt derselbe Regler Reasoning Effort mit den Stufen none, minimal, low, medium, high, xhigh und max.
Welche Stufe ein Betrieb nutzen kann, hängt vom Tarif ab. Free- und Go-Nutzer arbeiten ohne Sol. Ihr Standardmodell ist GPT-5.6 Luna, dazu gibt es einen Knopf „Nachdenken“, der ebenfalls mit Luna arbeitet. Plus enthält Mittel und Hoch, aber weder Sehr hoch noch Pro. Erst Pro und Business schalten alle Stufen frei. In Business- und Enterprise-Workspaces legen Administratoren fest, welche Modelle die Mitglieder nutzen dürfen.
| Tarif | Instant | Mittel und Hoch | Sehr hoch | Pro |
|---|---|---|---|---|
| Free und Go | GPT-5.6 Luna, dazu „Nachdenken“ mit Luna | nicht enthalten | nicht enthalten | nicht enthalten |
| Plus | GPT-5.6 Sol | enthalten | nicht enthalten | nicht enthalten |
| Pro | GPT-5.6 Sol | enthalten | enthalten | enthalten (GPT-6 Pro ab Pro 100 USD) |
| Business | GPT-5.6 Sol | enthalten | enthalten | enthalten, mit Kontingent |
Instant wechselt in Plus und Pro bei komplexen Anliegen nicht von allein auf eine höhere Stufe. Die Aufforderung „denk gründlicher nach“ im Prompt ändert daran nichts, die Stufe setzt man im Modellwähler. Einen automatischen Wechsel gibt es nur in verwalteten Workspaces (Business, Enterprise, Edu). Dort heißt die Einstellung „Höhere Intelligenz“ und liegt unter Einstellungen, Allgemein. Aus Sicherheitsgründen kann ChatGPT in allen Tarifen weiterhin von sich aus die Stufe wechseln. Wer das 5-Stunden-Limit von ChatGPT schonen will, lässt den Regler für Routinetexte auf Instant.
OpenAI rät, den Regler für Planung, Recherche, längeres Schreiben und Entscheidungen hochzuziehen und für Alltagsfragen unten zu lassen. In den GPT-5.5-Leitlinien warnt OpenAI, dass hohe Stufen bei widersprüchlichen Anweisungen und fehlenden Abbruchkriterien zum „Overthinking“ neigen. Ein unklarer Prompt wird auf Stufe Hoch also nur langsamer beantwortet, besser wird die Antwort nicht.
| Aufgabe im Betrieb | Empfohlene Stufe | Warum |
|---|---|---|
| Terminbestätigung, Baustellen-Update, Bewertungsantwort | Instant | Kurze Texte mit vollständigen Angaben, Denken bringt nichts, kostet nur Zeit und Kontingent |
| Angebot, Reklamation, Stellenanzeige | Instant oder Mittel | Bei vollständigem Prompt reicht Instant, Mittel glättet Struktur und Ton |
| Vertragstext prüfen, Sprachnotiz mit vielen Maßen, Protokoll | Mittel oder Hoch | Das Modell muss viele Angaben abgleichen und darf keine verlieren |
| Betriebsentscheidung mit Zahlen, Verhandlungsvorbereitung, Lösungsvergleich | Hoch oder Sehr hoch | Mehrere Varianten gegeneinander abwägen, Annahmen offenlegen |
| Große Analyse über viele Dokumente, Projektplan über Monate | Pro | Lange Arbeitsabläufe, in denen Zwischenschritte zählen; Kontingent im Blick behalten |
OpenAI hat am 22. September 2026 für ChatGPT Work und Codex außerdem GPT-6 Sol und Luna freigeschaltet, am 29. September folgte GPT-6.1 Sol für die zahlenden Tarife. Free- und Go-Nutzer können GPT-6 Luna eingeschränkt in der Desktop-App ausprobieren. Für Textaufgaben wie Angebote und Kundenmails ändert das wenig. Die Prompt-Regeln gelten für alle Modellgenerationen.
Einmal einrichten, jeden Tag nutzen: Anweisungen, Erinnerung, Projekte
Das Betriebsprofil gehört in die benutzerdefinierten Anweisungen (Teil der ChatGPT-Anpassungen), damit ChatGPT es in jedem Chat kennt. Die Einstellung findet sich unter Personalisierung und gilt laut OpenAI-Hilfe zu benutzerdefinierten Anweisungen sofort für alle neuen Chats und in allen Tarifen, auch in Free. Dort stehen Gewerk oder Branche, Region, Tonfall, Tabu-Wörter und die Standardregel gegen erfundene Angaben.
Für einen einzelnen Chat, z. B. in einem geteilten Konto, erledigt der folgende Prompt dasselbe. Er geht als erste Nachricht raus, danach folgen die Aufgaben.
Du bist mein Schreib- und Büroassistent. Merke dir für alle Aufgaben in diesem Chat dieses Betriebsprofil:
Betrieb: [FIRMENNAME], [GEWERK/BRANCHE, z. B. SHK-Betrieb, Sprachschule, Physiotherapiepraxis, Autohaus], [STADT + UMKREIS]
Größe: [ZAHL] Mitarbeitende, gegründet [JAHR]
Leistungen: [3 BIS 5 KERNLEISTUNGEN]
Kunden: [z. B. Privathaushalte im Altbau, Hausverwaltungen, Gewerbe]
Was uns unterscheidet: [2 ECHTE MERKMALE, z. B. feste Ansprechpartner, Termin innerhalb von 5 Werktagen]
Tonfall: [z. B. freundlich, direkt, Sie-Anrede, keine Werbefloskeln, keine Ausrufezeichen]
Tabu-Wörter: [z. B. „Ihr zuverlässiger Partner“, „hochwertig“, „innovativ“]
Regeln für alle Texte:
1. Erfinde keine Preise, Fristen, Garantien, Zertifikate oder Referenzen. Fehlt dir etwas, schreibe [OFFEN: …] an die Stelle.
2. Kurze Sätze, aktive Sprache, keine Aufzählung von Floskeln.
3. Frage nach, wenn eine Angabe für die Aufgabe zwingend fehlt, bevor du schreibst.
Bestätige das Profil in zwei Sätzen und warte auf meine erste Aufgabe.Die Erinnerung ist eine eigene Einstellung. Unter Einstellungen, Personalisierung, Erinnerung lassen sich „Gespeicherte Erinnerungen berücksichtigen“ und „Chatverlauf berücksichtigen“ getrennt schalten. Gespeicherte Erinnerungen bleiben laut OpenAI auch nach dem Löschen eines Chats erhalten und lassen sich einzeln entfernen. ChatGPT merkt sich damit Vorlieben aus früheren Gesprächen (z. B. „schreibt Angebote immer in Sie-Form“). Wer Details aus Kundenfällen eingibt, findet sie dort später ebenfalls wieder. Wer Kundendaten getrennt halten will, nutzt Projekte.
Projekte sind Arbeitsbereiche mit eigenen Chats, Referenzdateien und eigenen Anweisungen. Sie sind laut OpenAI-Hilfe zu Projekten in Free und allen bezahlten Tarifen verfügbar und lassen sich je nach Tarif mit anderen teilen. Ein Handwerksbetrieb legt z. B. ein Projekt „Angebote“ mit der Preisliste und zwei Musterangeboten als Dateien an. Daneben stehen „Recruiting“ mit den Stellenprofilen und „Website“ mit den bestehenden Seitentexten. Der Prompt im Projekt benötigt dann nur noch den Einzelfall. Auch im Free-Tarif lassen sich Dateien bis 512 MB hochladen, allerdings nur drei pro Tag.
OpenAI stellt eigene GPTs, die viele Ratgeber noch empfehlen, laut der FAQ zur Abschaltung der Custom GPTs zum 11. Dezember 2026 ein, Enterprise-Workspaces mit genehmigtem Aufschub zum 11. Februar 2027. Ersatz sind Plugins, in die sich bestehende GPTs migrieren lassen (die Anweisungen werden zu einer „Fähigkeit“, die Wissensdateien zu Referenzdateien). Wer heute neu anfängt, baut sein Betriebswissen direkt in Projekte und Anweisungen und spart sich den Umzug.
Datenschutz vor dem ersten Kundentext: drei Schalter und eine Regel
In den Privattarifen Free, Go, Plus und Pro nutzt OpenAI Gespräche standardmäßig zum Training seiner Modelle, in Business und Enterprise standardmäßig nicht. Der Schalter dafür heißt „Das Modell für alle verbessern“ und liegt laut OpenAI-Hilfe zu den Datenkontrollen unter Einstellungen, Datenkontrollen. Sein Untertitel lautet „Lege fest, ob deine Chats für das Modelltraining verwendet werden“. Nach dem Abschalten nutzt OpenAI neue Gespräche nicht mehr zum Training. Die Einstellung gilt für das Konto auf allen Geräten, gespeicherte Chats bleiben erhalten.
Der zweite Schalter ist der temporäre Chat. Er erscheint nicht im Verlauf, erzeugt keine Erinnerungen und fließt nicht ins Training. Aus Sicherheitsgründen kann OpenAI ihn bis zu 30 Tage aufbewahren. Er passt für einen Einzelfall mit heiklen Angaben. Der dritte Schalter ist der Tarif selbst. Wer regelmäßig mit Betriebsdaten arbeitet, landet bei ChatGPT Business. Der Tarif ist ab zwei Nutzern buchbar und trainiert laut OpenAI nicht mit Geschäftsdaten. Außerdem bietet er die Anmeldung über das Firmenkonto (SAML) und eine zentrale Verwaltung. Für sehr sensible Prozesse gibt es im Enterprise-Vertrag die Option Zero Data Retention (keine Speicherung der Eingaben).
Die Datenschutzkonferenz der Aufsichtsbehörden von Bund und Ländern hat in ihrer Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ vom 6. Mai 2024 konkrete Vorgaben für Unternehmen formuliert, die auch für einen Zweimannbetrieb gelten. Anwendungen, die Ein- und Ausgaben nicht zum Training nutzen, sind demnach „datenschutzrechtlich vorzugswürdig“ (Randnummer 24). Der Arbeitgeber soll Geräte und Konten stellen, damit niemand ein privates Konto verwenden muss (Randnummer 41). Die Konten laufen auf eine Funktionsadresse wie buero@, nicht auf Mitarbeiternamen (Randnummer 42). Training und Verlauf schaltet der Betrieb am besten schon bei der Einrichtung ab (Randnummer 43). Namen und Anschrift zu entfernen reicht laut Randnummer 49 oft nicht, weil sich der Personenbezug aus dem Zusammenhang ergeben kann. „Reklamation Wärmepumpe, Reihenhaus am Ende der Lindenstraße, Familie mit Zwillingen“ identifiziert den Kunden auch ohne Namen.
Die Platzhalter-Regel für Kundendaten
Alle Vorlagen arbeiten mit Platzhaltern statt mit Klarnamen. Vor dem Einfügen einer Kundenmail oder einer Reklamation ersetzt man den Namen durch „Kunde“ oder „Familie K.“, die Adresse durch Objekttyp und Baujahr. Telefonnummer und E-Mail fallen weg, die Rechnungsnummer wird zu „Rechnung vom DATUM“, Mitarbeiternamen werden zu Funktionen („unser Meister“). Kommen im Text Angaben zu Gesundheit, Familie, Finanzen oder Nachbarschaftsstreit vor, gehören sie nicht in ChatGPT, auch nicht anonymisiert. Fotos prüft man vor dem Upload auf Hausnummern, Klingelschilder, Autokennzeichen und Personen.
Der ZDH-Leitfaden „Datenschutz bei künstlicher Intelligenz“ liefert Checklisten für eine interne KI-Richtlinie, die der Betrieb den Mitarbeitenden aushändigt. Seit dem 2. Februar 2025 verlangt außerdem Artikel 4 der KI-Verordnung (EU AI Act) ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei Beschäftigten, die KI einsetzen.
Die Prompt-Bibliothek: 27 Vorlagen für Büro, Kunden, Marketing, Team und Baustelle
Jede Vorlage folgt der Prompt-Formel, nennt eine Rolle, verlangt die Fakten in Platzhaltern, legt das Format fest und sperrt erfundene Angaben. Der Kopier-Knopf rechts oben in jedem Block übernimmt den Text in die Zwischenablage. Nur die Angaben in eckigen Klammern ändern sich, die Regeln am Ende bleiben stehen. Wer eine Vorlage regelmäßig nutzt, legt sie in einem Projekt ab und ergänzt dort die Betriebsdateien.
Hinter jedem Titel steht die passende Denkstufe. Wo in einer Vorlage „Baustelle“ steht, gilt für andere Betriebe der Einsatzort, der Kurs, die Behandlung oder die Werkstatt. Der Nachtrag-Prompt passt ebenso zur Kfz-Werkstatt mit einem erst beim Ausbau sichtbaren Schaden wie zum Fliesenleger.
Angebot und Auftrag
Angebotsanschreiben aus fertigen Positionen (Instant oder Mittel). ChatGPT formuliert, es kalkuliert nicht. Die Preise kommen aus der Kalkulation oder der Branchensoftware. Der Prompt verbietet dem KI-Modell, sie zu verändern oder zu ergänzen. Fehlt eine Angabe, entsteht eine sichtbare Lücke statt einer erfundenen Zahl.
Du bist Angebotstexter für einen [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb in [STADT]. Du formulierst, du kalkulierst nicht.
Kunde: [PRIVATKUNDE/GEWERBEKUNDE, ANREDE OHNE NAMEN, z. B. „Familie K.“ oder „Hausverwaltung“]
Objekt oder Leistung: [z. B. Einfamilienhaus, Baujahr 1978, Bad im OG, ca. 8 m² / Firmenkurs Englisch für 6 Personen]
Anlass: [z. B. Badsanierung nach Besichtigung am DATUM / Anfrage vom DATUM]
Positionen mit Preisen (exakt übernehmen, nichts ergänzen, nichts umrechnen):
[POSITION 1, MENGE, PREIS NETTO]
[POSITION 2, MENGE, PREIS NETTO]
Nicht enthalten: [z. B. Malerarbeiten, Entsorgung Altfliesen]
Gültigkeit: [z. B. 4 Wochen]
Zahlungsbedingungen: [z. B. 40 % bei Auftrag, Rest nach Abnahme]
Ausführung: [ZEITRAUM ODER „nach Absprache“]
Schreibe daraus ein Angebotsanschreiben mit dieser Struktur:
1. Bezug auf das Gespräch (1 bis 2 Sätze)
2. Was wir machen und warum so (verständlich für Laien, 3 bis 5 Sätze)
3. Positionsliste mit den Preisen exakt wie oben, Summe netto, Hinweis „zzgl. 19 % MwSt.“
4. Nicht enthalten, Gültigkeit, Zahlung, Ausführung
5. Nächster Schritt in einem Satz
Sie-Anrede, höchstens 250 Wörter, keine Superlative, keine Garantieversprechen, die oben nicht stehen. Rechne nichts nach. Fehlt dir eine Angabe, setze [OFFEN: …] an die Stelle.Nachfassen nach dem Angebot (Instant). Die Nachricht macht dem Kunden die Antwort leicht, auch eine Absage, und verzichtet auf Rabatte als Köder.
Du schreibst für einen [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb eine Nachfass-Nachricht zu einem offenen Angebot.
Angebot vom: [DATUM], Leistung: [KURZ], Summe: [BETRAG ODER „nicht nennen“]
Nachfass-Nummer: [erstes/zweites Mal]
Letzter Kontakt: [z. B. Kunde wollte mit Partner sprechen / keine Reaktion]
Was wir anbieten können: [z. B. Rückfragen am Telefon klären, Termin für Feinabstimmung, Ausführung noch im MONAT möglich]
Kanal: [E-Mail/WhatsApp]
Ziel ist eine Antwort, auch eine Absage ist willkommen. Kein Druck, kein Rabatt, keine Betteltöne.
Aufbau: Betreff (bei E-Mail), ein Satz Bezug, ein Satz Mehrwert oder Erinnerung an den Kernvorteil, eine konkrete Frage mit zwei Antwortmöglichkeiten, Gruß.
Höchstens 80 Wörter. Liefere zwei Varianten, eine sachlich und eine persönlicher, beide in Sie-Form.Absage bei voller Auftragslage (Instant). Eine gute Absage steht im ersten Satz und nennt eine Alternative mit Datum.
Ein Interessent hat bei unserem [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb angefragt, wir können den Auftrag nicht annehmen.
Grund: [z. B. Auftragsbücher bis MONAT voll / Leistung gehört nicht zu unserem Angebot / Entfernung]
Anfrage: [KURZ, OHNE NAMEN]
Alternative, die wir anbieten: [z. B. Wiedervorlage ab DATUM / Empfehlung Kollegenbetrieb / Teilleistung]
Schreibe eine Absage, bei der die Absage im ersten Satz steht. Kein Bedauern über drei Sätze, keine Rechtfertigung. Danach die Alternative mit konkretem Datum oder konkreter Empfehlung. Schluss mit einem Satz, der die Tür offen lässt.
Sie-Anrede, höchstens 70 Wörter, Betreff dazu.Nachtrag erklären (Mittel). Zusatzarbeiten, die erst nach dem Öffnen einer Wand sichtbar werden, führen schnell zu Streit, wenn der Kunde sie zu spät erfährt. Die Nachricht erklärt dem Laien, warum das Problem vorher nicht erkennbar war, und holt eine Freigabe mit Frist ein.
Bei einem laufenden Auftrag unseres [GEWERK/BRANCHE]-Betriebs ist Zusatzaufwand entstanden (z. B. auf der Baustelle, in der Werkstatt, bei einem Projekt). Ich brauche eine Nachricht an den Kunden, die den Nachtrag erklärt, bevor wir weitermachen.
Ursprünglicher Auftrag: [KURZ]
Was wir vorgefunden haben: [z. B. Estrich unter den Altfliesen lose, Leitungen nicht nach Plan, Getriebeschaden erst nach Ausbau sichtbar]
Warum das nicht im Angebot war: [z. B. erst nach Entfernen der Fliesen sichtbar]
Was zusätzlich nötig ist: [LEISTUNG, MENGE]
Preis für den Nachtrag: [BETRAG NETTO, exakt übernehmen] oder [„Angebot folgt“]
Folge, wenn nicht gemacht wird: [z. B. keine Gewähr für Haftung der neuen Fliesen]
Zeitfolge: [z. B. plus 2 Arbeitstage]
Schreibe die Nachricht so, dass ein Laie versteht, warum das Problem nicht vorher erkennbar war. Keine Schuldzuweisung, keine Fachbegriffe ohne Erklärung. Am Ende eine klare Bitte um Freigabe mit Frist [DATUM]. Sie-Anrede, höchstens 180 Wörter. Erfinde keine technischen Details, die oben nicht stehen.Kundenkommunikation
Kundenanfrage beantworten und fehlende Angaben einholen (Instant). Statt einer Preisschätzung stellt die Antwort höchstens drei Rückfragen. Schickt der Kunde daraufhin Fotos und Maße, erspart das im besten Fall einen Besichtigungstermin.
Du beantwortest für unseren [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb in [STADT] eine Kundenanfrage. Hier ist die Anfrage ohne Namen und Adresse:
---
[ANFRAGE EINFÜGEN]
---
Diese Angaben fehlen uns für ein Angebot: [z. B. Fotos, Maße, Baujahr, gewünschter Zeitraum]
Das können wir zusagen: [z. B. kostenlose Besichtigung innerhalb von 7 Tagen, Rückruf]
Das können wir NICHT zusagen: [z. B. Preise am Telefon, Termin vor DATUM]
Schreibe eine Antwort, die freundlich dankt, in einem Satz zeigt, dass wir die Anfrage verstanden haben, und dann höchstens drei Rückfragen als nummerierte Liste stellt. Keine Preisschätzung, keine Verfügbarkeitszusage außer den oben genannten. Sie-Anrede, höchstens 120 Wörter, mit Betreff.Reklamation in zwei Tonlagen (Mittel). Der Prompt liefert eine entgegenkommende und eine sachlich-bestimmte Variante, beide ohne Formulierungen, die eine Haftung anerkennen. Die Wahl trifft der Chef, nicht das Modell.
Ein Kunde unseres [GEWERK/BRANCHE]-Betriebs reklamiert. Ich brauche zwei Antwortvarianten.
Reklamation des Kunden (ohne Namen): [WORTLAUT ODER ZUSAMMENFASSUNG]
Unsere Sicht (sachlich, ohne Bewertung): [WAS WIR GEPRÜFT HABEN, WAS WIR GESEHEN HABEN]
Was wir anbieten: [z. B. Nachbesserung am DATUM, Prüfung vor Ort, nichts]
Klare Grenze: [z. B. keine Kostenübernahme für Fremdschäden, keine Aussage zur Gewährleistung vor Prüfung]
Variante A: entgegenkommend, wir nehmen die Reklamation an und nennen den nächsten Schritt.
Variante B: sachlich-bestimmt, wir erklären unsere Sicht und bieten die Prüfung an.
Beide: erster Satz nimmt den Ärger ernst, ohne Schuld einzugestehen. Keine Formulierung, die eine Haftung anerkennt. Keine Rechtsbegriffe wie „Mangel“ oder „Gewährleistung“, außer sie stehen oben. Sie-Anrede, je höchstens 130 Wörter, Betreff dazu.Termin bestätigen oder verschieben (Instant). Kurz, mit Vorbereitungshinweisen für den Kunden. Bei Verschiebungen steht der neue Termin direkt nach der Entschuldigung.
Schreibe für unseren [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb eine Terminnachricht an einen Kunden.
Art: [Bestätigung / Verschiebung]
Termin: [DATUM, UHRZEIT ODER ZEITFENSTER]
Bei Verschiebung, Grund: [z. B. Notfall bei einem anderen Kunden, Materiallieferung verzögert]
Was der Kunde vorbereiten soll: [z. B. Zugang zum Keller frei, Parkplatz, Haustiere sichern]
Dauer: [z. B. ca. 3 Stunden]
Rückfragen an: [TELEFON ODER „diese Nummer“]
Kanal: [E-Mail / WhatsApp / SMS]
Bei WhatsApp und SMS höchstens 60 Wörter, bei E-Mail höchstens 100 Wörter mit Betreff. Bei einer Verschiebung: die Entschuldigung in einem Satz, den neuen Termin sofort danach, keine Erklärungsschleife. Sie-Anrede.Auftrags- oder Baustellen-Update per WhatsApp (Instant). Sechzig Wörter, Stand, nächster Schritt, Verzögerung, offene Entscheidung. Für eine Werkstatt ist es der Reparaturstand, für eine Sprachschule der Kursfortschritt. Wer so eine Nachricht regelmäßig bekommt, muss nicht anrufen, um den Stand zu erfahren.
Schreibe für unseren [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb ein kurzes Update zum laufenden Auftrag an den Kunden per [WhatsApp / E-Mail]. Beispiele: Stand der Baustelle, Stand der Reparatur, Fortschritt im Kurs oder in der Behandlung.
Stand heute: [WAS FERTIG IST]
Nächster Schritt: [WAS MORGEN ODER NÄCHSTE WOCHE PASSIERT]
Verzögerung: [KEINE / GRUND UND NEUER TERMIN]
Was der Kunde tun muss: [z. B. Farbton bis DATUM bestätigen / nichts]
Höchstens 60 Wörter. Verzögerungen klar benennen, keine Entschuldigungsschleifen. Ein Foto-Hinweis („Fotos anbei“) nur, wenn ich es oben erwähne. Anrede: [Sie / Du].Zahlungserinnerung in drei Stufen (Instant). Freundlich, deutlich, letzte Erinnerung. Der Prompt untersagt dem Modell, Verzugszinsen oder Rechtsfolgen zu behaupten, die nicht vorgegeben sind.
Unser [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb hat eine offene Rechnung. Schreibe drei Stufen einer Zahlungserinnerung.
Rechnung: Nr. [NUMMER], Datum [DATUM], Betrag [BETRAG], fällig seit [DATUM]
Leistung: [KURZ]
Bisheriger Kontakt: [z. B. keiner / Kunde hat Zahlung zugesagt am DATUM]
Unsere Bankverbindung: [„wie auf der Rechnung“]
Ansprechpartner für Rückfragen: [FUNKTION, TELEFON]
Stufe 1 (freundliche Erinnerung, 7 Tage nach Fälligkeit): geht davon aus, dass die Rechnung untergegangen ist. Höchstens 80 Wörter.
Stufe 2 (deutliche Erinnerung, 14 Tage später): nennt die neue Frist [DATUM] und bittet um kurze Rückmeldung bei Problemen. Höchstens 90 Wörter.
Stufe 3 (letzte Erinnerung vor weiteren Schritten): sachlich, nennt Frist und dass danach „weitere Schritte“ folgen, ohne Drohung und ohne konkrete Rechtsfolgen zu behaupten. Höchstens 90 Wörter.
Alle mit Betreff, Sie-Anrede, ohne Vorwürfe. Nenne keine Verzugszinsen oder Gebühren, die ich oben nicht angegeben habe.Antwort auf eine Google-Bewertung (Instant). Öffentlich lesbar, also ohne Auftragsdetails. Bei Kritik verlegt die Antwort die Klärung auf einen privaten Kanal, bei Lob greift sie eine konkrete Sache aus der Bewertung auf.
Du antwortest im Namen unseres [GEWERK/BRANCHE]-Betriebs auf eine Google-Bewertung.
Bewertung ([STERNE] Sterne, Wortlaut ohne Namen): [TEXT]
Was stimmt aus unserer Sicht: [KURZ]
Was wir richtigstellen möchten (sachlich): [KURZ ODER „nichts“]
Was wir anbieten: [z. B. Rückruf, Nachbesserung, nichts]
Kontakt für die Klärung: [TELEFON ODER MAILADRESSE DES BÜROS]
Regeln: Öffentlich lesbar, also keine Auftragsdetails, keine Adressen, keine Rechnungsbeträge, kein Streit. Bei Lob: konkret bedanken, eine Sache aus der Bewertung aufgreifen, kein Werbetext. Bei Kritik: ernst nehmen, ohne Schuld einzugestehen, Klärung auf einen privaten Kanal verlegen. Höchstens 70 Wörter, Sie-Anrede, kein „Vielen Dank für Ihr Feedback“ als Einstieg.Marketing und Sichtbarkeit
Leistungsseite mit lokalem Suchbegriff (Mittel). Der Prompt verlangt belegbare Unterscheidungsmerkmale und Kundenfragen aus dem Alltag und markiert Stellen, an die ein Projektbeispiel gehört. Erfundene Referenzen und Zertifikate sind gesperrt, weil sie im Netz nachprüfbar wären.
Du bist SEO-Texter für lokale Betriebe in Deutschland (Handwerk, Praxen, Schulen, Dienstleister mit regionaler Kundschaft). Schreibe den Text für eine Leistungsseite.
Betrieb: [GEWERK/BRANCHE], [STADT], Einzugsgebiet [z. B. 25 km]
Leistung: [z. B. Badsanierung, Business-Englisch-Kurs, Rückenschmerz-Behandlung]
Ziel-Suchbegriff (wörtlich in Überschrift, Einleitung und einer Zwischenüberschrift): [z. B. Badsanierung Hagen, Englischkurs Dortmund]
Was uns unterscheidet (nur echte Punkte): [2 BIS 3 MERKMALE]
Fragen, die Kunden uns wirklich stellen: [3 FRAGEN]
So läuft es bei uns ab: [SCHRITTE VON ANFRAGE BIS ABNAHME]
Kontaktweg: [TELEFON / FORMULAR / WHATSAPP]
Aufbau: H1, Einleitung (höchstens 70 Wörter, Nutzen zuerst), Abschnitt „So läuft die [LEISTUNG] mit uns ab“, Abschnitt mit den drei Kundenfragen als H3 und je 3 bis 4 Sätzen Antwort, Abschnitt „Warum [FIRMENNAME]“ nur mit den echten Merkmalen, Abschluss mit Handlungsaufforderung.
500 bis 700 Wörter, Sie-Anrede, keine Floskeln wie „Ihr zuverlässiger Partner“, keine erfundenen Referenzen, Bewertungen, Zertifikate oder Preise. Wo ein echtes Projektbeispiel hingehört, schreibe [BEISPIEL EINFÜGEN].Beiträge für das Google-Unternehmensprofil (Instant). Vier Wochen, vier Beiträge, jeweils mit Fotoidee. Das Unternehmensprofil ist für lokale Unternehmen die Seite, die Kunden bei Google vor dem Anruf sehen.
Erstelle für unseren [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb in [STADT] Beiträge für das Google-Unternehmensprofil für die nächsten 4 Wochen, einen pro Woche.
Leistungen mit Schwerpunkt: [LEISTUNG 1, LEISTUNG 2]
Saison/Anlass: [z. B. Heizsaison, Frühjahr, Ferienzeit]
Was wir zeigen können: [z. B. Foto von abgeschlossenem Projekt, Team, Werkstatt, Kursraum, Praxis]
Handlungsaufforderung: [z. B. Termin anfragen unter TELEFON]
Pro Beitrag: Überschrift (höchstens 58 Zeichen), Text mit 40 bis 80 Wörtern, ein Vorschlag, welches Foto dazu passt, und die Handlungsaufforderung. Themen-Mix: 1 Praxistipp für Kunden, 1 Projekt, 1 Blick hinter die Kulissen, 1 Saisonhinweis. Keine Rabattaktionen, keine Emojis, keine Hashtags, keine erfundenen Projekte.Social-Media-Monatsplan als Tabelle (Mittel). Beitragstypen im Wechsel, höchstens zwei werbliche Beiträge, am Ende Rückfragen an den Betrieb. Die Tabelle lässt sich direkt in ein Planungstool übernehmen.
Plane für unseren [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb in [STADT] Social-Media-Beiträge für [MONAT] auf [PLATTFORM].
Zielgruppe: [z. B. Eigentümer von Häusern aus den 60ern bis 80ern im Umkreis / Berufstätige, die Englisch für den Job brauchen]
Schwerpunkt-Leistung im Monat: [LEISTUNG]
Was wir an Material haben: [z. B. Vorher-Nachher-Fotos, kurze Videos vom Team, nichts Besonderes]
Anzahl Beiträge: [z. B. 8]
Tonfall: [z. B. nahbar, ehrlich, keine Werbesprache]
Liefere eine Tabelle mit Spalten: Datum, Beitragstyp, Kernaussage, Textentwurf (höchstens 90 Wörter), Bild-/Videoidee, Handlungsaufforderung.
Beitragstypen im Wechsel: Projekt-Einblick, Kundentipp, Team/Mensch, Kundenfrage beantwortet, Saison, Stellenhinweis. Höchstens 2 der Beiträge werblich. Keine Hashtag-Wüsten (maximal 3), keine erfundenen Kundenstimmen. Am Ende: 3 Fragen an mich, mit denen der Plan konkreter würde.Blogthemen aus den Kundenfragen am Telefon (Mittel). Zwölf Themen, sortiert nach Nutzen für Kunden, jedes mit Suchphrase und Projektbeleg. Den fertigen Beitrag schreibt ChatGPT anschließend mit den Prompts zum Blogartikel-Schreiben.
Du bist Redakteur für die Website eines [GEWERK/BRANCHE]-Betriebs in [STADT].
Unsere Kunden: [ZIELGRUPPE]
Fragen, die wir jede Woche am Telefon hören: [3 BIS 5 FRAGEN]
Leistungen, die wir stärker verkaufen wollen: [LEISTUNGEN]
Was wir nicht anbieten: [LEISTUNGEN]
Schlage 12 Blogthemen vor. Pro Thema: Arbeitstitel, welche Kundenfrage er beantwortet, welche Suchphrase Menschen dafür bei Google eingeben würden (2 bis 4 Wörter), welche unserer Leistungen er unterstützt, und wie wir den Beitrag mit einem echten Projekt aus unserem Betrieb belegen könnten. Sortiere nach dem Nutzen für Kunden, nicht nach Suchvolumen. Keine Themen zu Leistungen, die wir nicht anbieten.Mitarbeiter und Recruiting
Stellenanzeige ohne Konzernsprache (Mittel). Der Prompt verlangt nur Zusagen, die der Betrieb hält, und beschreibt den Arbeitstag so, wie er ist. Zusätzlich entsteht eine 60-Wörter-Fassung für Instagram und Facebook.
Schreibe für unseren [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb in [STADT] eine Stellenanzeige.
Stelle: [z. B. Anlagenmechaniker SHK (m/w/d), Sprachlehrkraft Englisch (m/w/d), Empfangskraft (m/w/d)]
Zielgruppe: [Geselle mit Erfahrung / Berufseinsteiger / Quereinsteiger]
Betrieb: [ZAHL] Mitarbeitende, [WAS UNS AUSMACHT IN 2 SÄTZEN, EHRLICH]
Aufgaben: [3 BIS 5 PUNKTE]
Was wir wirklich bieten (nur Zusagen, die wir halten): [z. B. Gehalt VON BIS, 30 Tage Urlaub, Firmenwagen zur privaten Nutzung, Freitag um 14 Uhr Feierabend]
Was wir erwarten (nur das Nötige): [2 BIS 4 PUNKTE]
Bewerbung: [KANAL, z. B. WhatsApp an NUMMER oder Mail an ADRESSE, ohne Anschreiben]
Aufbau: Überschrift mit Stelle und Ort, ein Absatz darüber, wie der Arbeitstag bei uns aussieht (konkret, 4 bis 5 Sätze), dann die drei Blöcke als kurze Listen, dann der Bewerbungsweg in zwei Sätzen.
Höchstens 300 Wörter. Keine Konzernsprache („dynamisches Umfeld“, „Teamplayer“), keine Anforderungen, die oben nicht stehen, kein „(m/w/d)“-Text-Rest außer in der Überschrift. Liefere zusätzlich eine Kurzfassung mit 60 Wörtern für Instagram und Facebook.Antwort an Bewerber (Instant). Eingangsbestätigung, Einladung zum Probearbeiten oder Absage, in jedem Fall persönlich und kurz.
Schreibe für unseren [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb eine Antwort an einen Bewerber.
Stelle: [BEZEICHNUNG]
Art der Antwort: [Eingangsbestätigung / Einladung zum Probearbeiten / Absage]
Bei Einladung: Termin [DATUM, UHRZEIT], Dauer [z. B. ein Tag], Ablauf [z. B. Mitfahren zur Baustelle mit Geselle NAME / Hospitation im Unterricht bei NAME], mitbringen [z. B. Arbeitskleidung, Sicherheitsschuhe], Ansprechpartner [FUNKTION, TELEFON]
Bei Absage: Grund in einer Zeile [z. B. Stelle intern besetzt / Erfahrung passt nicht zur Stelle], ob wir die Unterlagen behalten dürfen [ja mit Frage nach Einverständnis / nein]
Ton: persönlich, kurz, auf Augenhöhe, keine Personalabteilungssprache. Bei Absage keine Floskel „wir wünschen Ihnen für Ihren weiteren Weg alles Gute“ als Schluss, sondern ein Satz mit echtem Bezug. Höchstens 110 Wörter, Anrede [Sie / Du], Betreff dazu.Unterweisung und Checkliste für neue Mitarbeitende (Hoch). Der Prompt sperrt Normen, DGUV-Nummern und Grenzwerte, weil Sprachmodelle solche Nummern erfinden oder verwechseln können. Stattdessen entstehen Prüfhinweise, die die Fachkraft für Arbeitssicherheit vor dem Einsatz ergänzt.
Erstelle für unseren [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb eine Unterweisung und Checkliste für neue Mitarbeitende.
Tätigkeit: [z. B. Arbeiten auf der Anlegeleiter / Umgang mit dem Winkelschleifer / Wartung Gastherme / Umgang mit Kundendaten am Empfang]
Zielgruppe: [z. B. Azubi im 1. Lehrjahr / neuer Geselle / Helfer ohne Ausbildung / neue Kollegin am Empfang]
Unsere betrieblichen Regeln dazu: [z. B. PSA-Pflicht, Zwei-Personen-Regel, Freigabe durch Meister]
Geräte und Material, die wir nutzen: [LISTE]
Liefere: 1. Kurzunterweisung in einfacher Sprache (höchstens 200 Wörter), 2. Checkliste zum Abhaken mit den Schritten Vorbereitung, Durchführung, Abschluss, 3. die 5 häufigsten Fehler bei dieser Tätigkeit und wie man sie vermeidet, 4. eine Unterschriftszeile „Unterwiesen am / Unterschrift“.
Wichtig: Nenne keine Normen, DGUV-Vorschriften oder Grenzwerte mit Nummer oder Zahl, außer ich habe sie oben angegeben. Schreibe stattdessen „gültige Vorschrift prüfen: [THEMA]“. Ich prüfe den Text vor dem Einsatz mit unserer Fachkraft für Arbeitssicherheit.Arbeitsanweisung übersetzen und vereinfachen (Mittel). Zwei Fassungen, eine in der Muttersprache des Mitarbeitenden, eine in einfachem Deutsch, plus eine zweisprachige Fachwortliste für den Aushang. Maße und Sicherheitshinweise bleiben exakt.
Übersetze die folgende Arbeitsanweisung für Mitarbeitende, deren Muttersprache [SPRACHE] ist. Arbeitskontext: [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb, Einsatzort [z. B. Baustelle, Praxis, Unterrichtsraum, Werkstatt].
Anweisung:
---
[TEXT EINFÜGEN]
---
Liefere zwei Fassungen: 1. auf [SPRACHE], 2. auf Deutsch in einfacher Sprache (kurze Sätze, ein Gedanke pro Satz, Fachwörter mit Erklärung in Klammern).
Behalte Zahlen, Maße, Uhrzeiten und Sicherheitshinweise exakt bei. Übersetze Produktnamen und Markennamen nicht. Wenn ein Begriff mehrdeutig ist, schreibe beide Möglichkeiten und markiere die Stelle mit [PRÜFEN]. Am Ende: eine Liste der Fachbegriffe mit beiden Sprachen als kleine Tabelle für den Aushang.Betriebsführung und Entscheidungen
Unternehmensberater mit Rückfragepflicht (Hoch oder Sehr hoch). Das Modell darf erst antworten, nachdem es höchstens fünf Rückfragen gestellt hat. Die zehn Lösungsansätze kommen als Tabelle mit Aufwand, Kosten als Spanne mit Annahme, Wirkung und Risiko. Allgemeine Ratschläge sind ausgeschlossen.
Du bist Unternehmensberater mit Erfahrung in kleinen Betrieben mit regionaler Kundschaft (Handwerk, Praxen, Schulen, Dienstleister). Ich führe einen [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb in [STADT] mit [ZAHL] Mitarbeitenden, Jahresumsatz etwa [BETRAG].
Mein Problem: [PROBLEM IN 3 BIS 5 SÄTZEN, z. B. Angebote dauern zu lange, Nachfragen bleiben liegen, Umsatz kommt zu 70 % von zwei Großkunden]
Was ich schon versucht habe: [LISTE]
Was nicht in Frage kommt: [z. B. Personal einstellen, Software über 100 Euro im Monat]
Schritt 1: Stelle mir zuerst höchstens 5 Rückfragen, die du für eine brauchbare Empfehlung wirklich benötigst. Schreibe noch keine Lösung.
Schritt 2 (nach meinen Antworten): Liefere 10 Lösungsansätze als Tabelle mit Spalten Ansatz, Aufwand in Stunden, geschätzte Kosten (als Spanne, mit Annahme dahinter), Wirkung in 3 Monaten, Risiko. Dann deine Empfehlung für die ersten zwei Ansätze mit Begründung. Keine allgemeinen Ratschläge („Marketing verbessern“), jeder Ansatz muss in einer Woche startbar sein.Preisverhandlung mit dem Lieferanten (Hoch). Argumente mit Gegenargumenten, Zugeständnisse jenseits des Preises, danach ein Rollenspiel, in dem das Modell den Lieferanten gibt und jede Antwort bewertet.
Du bist Einkaufstrainer für kleine Betriebe. Ich verhandle mit [LIEFERANT/GROSSHÄNDLER/DIENSTLEISTER] über [PRODUKTGRUPPE, z. B. Sanitärkeramik, Kabel, Lehrmaterial, Praxisbedarf].
Mein Jahresvolumen dort: [BETRAG]
Aktuelle Konditionen: [z. B. Listenpreis minus 18 %, Zahlungsziel 14 Tage]
Mein Ziel: [z. B. minus 24 %, Zahlungsziel 30 Tage, kostenlose Lieferung ab 300 Euro]
Alternativen, die ich habe: [z. B. Angebot von KONKURRENT mit KONDITION, Onlinehändler]
Argumente des Lieferanten bisher: [LISTE]
Teil 1: Liste meine 5 stärksten Argumente, jeweils mit einem Satz, wie ich ihn im Gespräch formuliere, und dem wahrscheinlichen Gegenargument dazu.
Teil 2: Welche Zugeständnisse außer dem Preis kann ich fordern (Lieferung, Lagerhaltung, Rückgabe, Schulung)? Sortiert danach, was den Lieferanten wenig kostet und mir viel bringt.
Teil 3: Spiele den Lieferanten. Antworte auf meine Eröffnung hart, aber realistisch, und bewerte nach jeder meiner Antworten kurz, was gut war und was ich besser sagen könnte. Ich beginne: [ERÖFFNUNGSSATZ]Einwandbehandlung im Rollenspiel (Mittel). Das Modell spielt den Kunden mit dem günstigeren Vergleichsangebot und lässt sich nicht zu leicht überzeugen. Am Ende gibt es drei bessere Formulierungen und eine Note.
Du bist Verkaufstrainer und spielst einen Kunden unseres [GEWERK/BRANCHE]-Betriebs.
Situation: [z. B. Angebot über BETRAG für LEISTUNG liegt vor, Kunde hat ein günstigeres Vergleichsangebot]
Einwand des Kunden: [z. B. „Der andere Betrieb ist 30 % günstiger.“]
Unsere echten Stärken: [2 BIS 3 PUNKTE, z. B. feste Ansprechpartner, Termintreue, alles aus einer Hand, kleine Gruppen]
Was wir nicht tun: [z. B. Preis nachlassen, Leistung streichen]
Ablauf: Du bringst den Einwand als Kunde vor. Ich antworte. Du reagierst als Kunde realistisch (nicht zu leicht überzeugt), höchstens dreimal. Danach beendest du das Rollenspiel und gibst mir: 1. Was an meinen Antworten gewirkt hat, 2. Drei Formulierungen, die besser wären, 3. Eine Note von 1 bis 10 mit Begründung. Kein Verkaufsjargon, keine erfundenen Zahlen über den Wettbewerber. Beginne jetzt mit dem Einwand.Vertrag oder AGB verstehen (Hoch). Zusammenfassung in einfacher Sprache, Tabelle der nachteiligen Klauseln, Fachbegriffe, Klärungsliste für Anwalt, Handwerkskammer oder IHK. Der Prompt untersagt erfundene Paragrafen und Urteile und verlangt, Unsicherheit zu kennzeichnen.
Ich bin Inhaber eines [GEWERK/BRANCHE]-Betriebs und soll folgenden Vertragstext unterschreiben. Erkläre ihn mir, ersetze aber keine Rechtsberatung.
Vertragspartner-Typ: [z. B. Generalunternehmer, Hausverwaltung, Lieferant]
Meine Rolle: [Auftragnehmer / Auftraggeber]
Text:
---
[VERTRAGSTEXT ODER AGB EINFÜGEN, OHNE NAMEN UND ADRESSEN]
---
Liefere: 1. Zusammenfassung in einfacher Sprache (höchstens 150 Wörter), 2. Tabelle der Klauseln, die für mich in meiner Rolle nachteilig sein könnten, mit Spalten Klausel, was sie bedeutet, worauf ich achten sollte, 3. Fachbegriffe erklärt, 4. Liste von Punkten, die ich vor Unterschrift mit einem Anwalt, meiner Handwerkskammer oder IHK klären sollte.
Erfinde keine Gesetzesparagrafen und keine Gerichtsurteile. Wenn du dir bei einer Bewertung nicht sicher bist, schreibe das dazu.Baustelle, Einsatzort und Dokumentation
Sprachnotiz wird Bericht (Mittel oder Hoch). Die Notizen diktiert man auf dem Weg zum nächsten Termin in den Sprachchat von ChatGPT. Das KI-Modell übernimmt Maße und Mengen exakt und markiert Unklares, statt es zu glätten.
Ich diktiere dir gleich meine Notizen von einem Kundentermin, einer Baustelle oder einem Beratungsgespräch. Mach daraus einen strukturierten Bericht für unser Büro.
Betrieb: [GEWERK/BRANCHE]
Art des Termins: [Besichtigung / Aufmaß / Baustellentag / Abnahme / Erstgespräch / Beratung]
Objekt: [KURZ, OHNE ADRESSE]
Notizen:
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[SPRACHNOTIZ ODER STICHPUNKTE EINFÜGEN]
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Struktur des Berichts: 1. Kurzfassung in 3 Sätzen, 2. Festgestellter Zustand, 3. Maße und Mengen exakt wie diktiert (nichts runden, nichts umrechnen, Einheiten beibehalten), 4. Vom Kunden gewünscht, 5. Fachlich zu klären, 6. Offene Angaben, die für ein Angebot fehlen, 7. Nächste Schritte mit Verantwortlichem.
Erfinde nichts dazu. Unklare Stellen im Diktat markierst du mit [UNKLAR: …] und stellst am Ende höchstens 5 Rückfragen an mich.Fotos einer Anfrage auswerten (Mittel). Ob Wasserschaden, Unfallschaden am Auto oder verwilderter Garten, das KI-Modell beschreibt, was es sieht, und ordnet mögliche Ursachen nach Wahrscheinlichkeit. Zusätzlich liefert es Prüfpunkte und Kundenfragen. Diagnose, Preis und Versicherungsfrage sind gesperrt. Klingelschilder, Kennzeichen und Personen gehören vor dem Upload aus den Bildern.
Ich lade dir Fotos von einer Anfrage hoch. Ich bin [GEWERK/BRANCHE, z. B. Dachdecker, Kfz-Werkstatt, Gartenbau]. Beschreibe, was du siehst, und hilf mir bei der Vorbereitung des Kundengesprächs.
Kontext vom Kunden: [WAS DER KUNDE DAZU GESCHRIEBEN HAT, OHNE NAMEN]
Was ich wissen will: [z. B. mögliche Ursachen, was ich vor Ort prüfen muss, welche Angaben ich noch brauche]
Liefere: 1. Sachliche Beschreibung des Sichtbaren (keine Diagnose als Tatsache), 2. Mögliche Ursachen als Liste mit „wahrscheinlich / möglich / eher unwahrscheinlich“ und kurzer Begründung, 3. Was ich vor Ort prüfen und messen sollte, 4. Fünf Fragen, die ich dem Kunden vorab stellen sollte, 5. Welche Angaben mir für ein Angebot noch fehlen.
Keine Preisschätzung. Keine Aussage, ob ein Schaden von der Versicherung gedeckt ist. Schreibe deutlich, dass die Einschätzung ein Foto ersetzt keine Prüfung vor Ort.Gesprächsprotokoll aus Stichpunkten (Instant oder Mittel). Beschlüsse, offene Punkte mit Verantwortlichem und Termin, Rückmeldefrist. Liegt das Protokoll am selben Tag beim Bauleiter, steht fest, was besprochen wurde, bevor sich drei Wochen später jemand anders erinnert.
Erstelle aus meinen Stichpunkten ein Gesprächsprotokoll für unseren [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb.
Termin: [DATUM], Teilnehmende: [FUNKTIONEN, z. B. Bauleiter Kunde, unser Meister], Thema: [KURZ]
Stichpunkte:
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[STICHPUNKTE EINFÜGEN]
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Struktur: Anlass (2 Sätze), Besprochene Punkte als nummerierte Liste, Beschlüsse, Offene Punkte mit Verantwortlichem und Termin als Tabelle, Nächster Termin.
Übernimm Zahlen, Termine und Zusagen exakt. Ergänze nichts, was nicht in den Stichpunkten steht. Am Ende ein Satz: „Bitte innerhalb von 3 Werktagen Rückmeldung, falls etwas anders verstanden wurde.“ Höchstens 350 Wörter.Der Prompt, der Prompts baut (Hoch). Für Aufgaben, die in keiner Vorlage stehen. Das Modell stellt Rückfragen, liefert dann einen fertigen Prompt mit Platzhaltern nach der Formel und drei Testfälle, davon einer mit unvollständigen Angaben.
Du bist Prompt-Berater für einen [GEWERK/BRANCHE]-Betrieb. Ich beschreibe dir eine Aufgabe, du baust mir daraus einen fertigen Prompt, den ich in Zukunft immer wieder nutzen kann.
Meine Aufgabe: [z. B. jede Woche die Materialbestellung für die nächste Woche aus den Auftragsnotizen zusammenstellen]
Was heute schiefgeht: [z. B. vergesse Kleinteile, doppelte Bestellungen]
Welche Angaben ich jedes Mal habe: [z. B. Auftragsnotizen, Lagerliste]
Welche Form das Ergebnis haben soll: [z. B. Tabelle mit Artikel, Menge, Lieferant]
Schritt 1: Stelle mir höchstens 4 Rückfragen, die den Prompt wirklich besser machen.
Schritt 2: Liefere den Prompt in einem Codeblock mit Rolle, Kontext, Aufgabe, Ausgabeformat, Grenzen („erfinde nichts“, „frage nach, wenn …“) und Platzhaltern in eckigen Klammern für die Angaben, die sich jedes Mal ändern.
Schritt 3: Nenne 3 Testfälle, mit denen ich den Prompt prüfen sollte, davon einer mit unvollständigen Angaben.Nachschärfen im Dialog: die Folge-Prompts
Die erste Antwort ist ein Entwurf. Über die Qualität bestimmt der zweite Prompt. OpenAI beschreibt das Arbeiten mit ChatGPT als Kreislauf aus Prüfen, Nachschärfen und erneutem Anfordern. Wer die erste Fassung komplett verwirft und einen neuen Chat aufmacht, verliert den Kontext. Wer stattdessen konkret sagt, was sich ändern soll, kommt in wenigen Runden zum fertigen Text.
| Problem mit der Antwort | Folge-Prompt |
|---|---|
| Zu lang | „Kürze auf 80 Wörter. Streiche zuerst Höflichkeitsfloskeln, dann Wiederholungen. Alle Angaben bleiben vollständig.“ |
| Klingt nach Werbung | „Entferne alle Adjektive, die eine Bewertung enthalten. Ersetze jede Behauptung durch eine Tatsache oder streiche sie.“ |
| Falscher Ton | „Schreib das so, wie ein Meister es am Telefon sagen würde. Kürzere Sätze, keine Substantivketten, Sie-Anrede bleibt.“ |
| Etwas erfunden | „Markiere jede Angabe, die nicht in meinem Prompt stand, mit [ERFUNDEN] und ersetze sie durch [OFFEN].“ |
| Zu allgemein | „Das ist für jeden Betrieb gültig. Baue drei Details aus meinem Kontext ein, die nur auf uns zutreffen.“ |
| Unsicher, ob es passt | „Nenne die drei schwächsten Stellen dieses Textes aus Sicht eines skeptischen Kunden und schlage für jede eine Änderung vor.“ |
| Stil übernehmen | „Hier ist eine Mail, die ich selbst geschrieben habe: [TEXT]. Schreib die Antwort in genau diesem Stil, gleiche Satzlänge, gleiche Anrede.“ |
| Mehrere Varianten | „Liefere drei Fassungen: 1. sachlich, 2. persönlich, 3. so kurz wie möglich. Danach sage in einem Satz, welche du empfiehlst und warum.“ |
Mit der Stilvorlage aus der vorletzten Zeile übernimmt ChatGPT Satzlänge und Anrede des Betriebs statt der Durchschnittssprache des Internets. Zwei eigene Mails als Muster im Projekt reichen dafür aus.
Die fünf Fehler, die Unternehmen mit ChatGPT am häufigsten machen
Preise und Normen aus dem Modell übernehmen kostet im Zweifel Geld und Haftung. ChatGPT kennt weder die aktuellen Einkaufspreise noch den Stundensatz des Betriebs. Sprachmodelle halluzinieren und zitieren DIN-Nummern, DGUV-Vorschriften, Gebührenordnungen und Förderbedingungen mit derselben Selbstsicherheit, egal ob sie stimmen. Zahlen, Normen und Rechtsaussagen kommen aus der eigenen Kalkulation, dem Regelwerk oder der Kammer. ChatGPT formuliert nur drumherum.
Kundendaten im Klartext eingeben verstößt gegen die DSGVO, sobald ein Personenbezug besteht. Wie schnell das passiert, zeigt das Lindenstraßen-Beispiel oben (Randnummer 49 der DSK-Orientierungshilfe). Die Platzhalter-Regel löst das mit wenig Aufwand pro Fall.
Die erste Antwort ungelesen verschicken passiert bei Zeitdruck. Eine Studie von Harvard Business School und BCG mit 758 Beratern hat 2023 bei Aufgaben, die das KI-Modell beherrscht, über 40 Prozent höhere Qualität gemessen. Bei Aufgaben außerhalb davon lieferten die Berater mit KI 19 Prozentpunkte seltener korrekte Ergebnisse. Das KI-Modell weiß nicht, auf welcher Seite der Grenze die aktuelle Aufgabe liegt. Das prüft nur der Mensch.
Denkstufe und Aufgabe passen nicht zusammen. Ein Baustellen-Update auf Stufe Hoch verschwendet Kontingent, ein Vertragstext auf Instant übersieht Klauseln. Die Zuordnungstabelle oben ist der Anhaltspunkt.
Kein Prüfschritt vor dem Versand. Wer den Text nicht noch einmal gegen die eigenen Vorgaben liest, merkt erst beim Kundenanruf, dass die Gültigkeit vier statt zwei Wochen beträgt. Die Checkliste dafür passt auf einen Klebezettel.
Prüfliste vor dem Versand eines KI-Textes
- Stehen alle Zahlen, Termine und Fristen genau so im Text wie in meinem Prompt?
- Gibt es eine Zusage, Garantie oder Rechtsaussage, die ich nicht vorgegeben habe?
- Steht irgendwo [OFFEN] oder [PRÜFEN]? Dann ist der Text noch nicht fertig.
- Würde ich diesen Satz so am Telefon sagen? Wenn nein, umformulieren oder streichen.
- Sind Anrede, Name und Betreff für diesen Kunden richtig eingesetzt?
- Habe ich vor dem Einfügen der Kundennachricht die Platzhalter-Regel angewendet?
Was ChatGPT im Handwerk heute bringt: die Zahlen
Nur 4 Prozent der deutschen Handwerksbetriebe nutzen künstliche Intelligenz, weitere 9 Prozent planen den Einsatz, und für 84 Prozent ist KI kein Thema. Das ergab die Studie „Digitalisierung des Handwerks“ von Bitkom Research und ZDH, für die zwischen Juni und Juli 2025 insgesamt 504 Betriebe telefonisch befragt wurden. Der Bericht erschien im Januar 2026. Gleichzeitig erwarten 35 Prozent der Betriebe einen Wettbewerbsvorteil für frühe Nutzer, und nur 29 Prozent haben Mitarbeitende, die mit KI umgehen können.
KI-Nutzung im deutschen Handwerk 2025
Anteil der befragten Handwerksbetriebe in Prozent (n = 504)
Zahlen als Tabelle
| Antwort | Anteil der Betriebe |
|---|---|
| Nutzen KI | 4 % |
| Planen den Einsatz | 9 % |
| Kein Thema | 84 % |
| Keine Angabe | 3 % |
Der Mittelstand insgesamt liegt weiter vorn. Laut KfW Research Fokus Nr. 533 vom Februar 2026 nutzen 20 Prozent der mittelständischen Unternehmen KI, fünfmal so viele wie in den Jahren 2016 bis 2018. Das Baugewerbe bildet mit 8 Prozent das Schlusslicht. Als Hürden nennt die KfW fehlende Fachkräfte und Kompetenzen, wenig Zeit, fehlende Daten und Sicherheitsbedenken. Eine Folgeauswertung vom Juli 2026 (Fokus Nr. 554) zeigt, dass Texterzeugung („Erzeugung natürlicher Sprache“) mit 14 Prozent die häufigste KI-Anwendung ist und selbst kleine Unternehmen unter fünf Beschäftigten auf 13 Prozent kommen.
Wie viel Zeit Textaufgaben mit generativer KI sparen, haben mehrere Studien gemessen, jeweils mit eigener Methode und eigenem Maßstab. Die Werte lassen sich nicht addieren, zeigen aber alle einen Zeitgewinn.
Produktivitätsgewinn durch generative KI bei Text- und Wissensarbeit
Gemessener Vorteil gegenüber der Kontrollgruppe in Prozent, je Studie ein anderer Maßstab (siehe Tabelle)
Zahlen als Tabelle
| Studie | Was gemessen wurde | Vorteil |
|---|---|---|
| Noy und Zhang, Science 2023 | Bearbeitungszeit bei Schreibaufgaben, 453 Berufstätige | 40 % schneller, Qualität rund 18 % höher |
| Microsoft Work Trend Index, 2023 | Zeit für Suchen, Schreiben und Zusammenfassen mit Copilot | 29 % schneller |
| Dell’Acqua u. a., 2023 | Beratungsaufgaben innerhalb der KI-Fähigkeiten, 758 Berater | 25,1 % schneller, 12,2 % mehr Aufgaben, über 40 % höhere Qualität |
| Brynjolfsson, Li und Raymond, 2025 | Gelöste Fälle pro Stunde, 5.179 Supportkräfte | 14 % mehr, bei Neulingen 34 % mehr |
| St. Louis Fed, 2025 | Anteil der gesparten Arbeitszeit über alle Nutzer | 5,4 %; jeder fünfte Nutzer spart vier oder mehr Stunden pro Woche |
Ein Betrieb mit einem Angebot pro Tag, zehn Kundenmails pro Woche und einer Stellenanzeige pro Quartal kann diese Werte selbst prüfen, egal ob Malerbetrieb oder Sprachschule. Für einen ehrlichen Test wählt der Betrieb eine Aufgabe aus und bearbeitet fünf echte Fälle mit dem passenden Prompt, davon einen mit unvollständigen Angaben. Er stoppt die Zeit bis zum geprüften, versandfertigen Text und vergleicht sie mit der bisherigen Dauer. Erst dann kommt die nächste Aufgabe.
Welcher ChatGPT-Tarif für welchen Betrieb
Für die Textaufgaben in der Prompt-Bibliothek reicht der kostenlose Tarif, solange der Trainingsschalter aus ist und keine Kundendaten im Klartext eingegeben werden. Die Preise laut deutscher ChatGPT-Preisseite und Business-Preisseite von OpenAI am 30. September 2026:
| Tarif | Preis pro Monat | Modell und Denkstufen | Training mit Eingaben | Passt für |
|---|---|---|---|---|
| Free | 0 € | GPT-5.6 Luna, „Nachdenken“; eingeschränkte Uploads, Erinnerung, Deep Research | standardmäßig an, abschaltbar | Einstieg, Routinetexte, Test der Vorlagen |
| Go | 8 € | wie Free, mehr Nachrichten mit Tools, mehr Uploads, längere Erinnerung; kann Werbung enthalten | standardmäßig an, abschaltbar | Einzelunternehmer mit täglicher Nutzung |
| Plus | 23 € | GPT-5.6 Sol mit Instant, Mittel, Hoch; Projekte, geplante Aufgaben, mehr Uploads | standardmäßig an, abschaltbar | Inhaber, der Verträge, Berichte und Pläne bearbeitet |
| Pro | ab 103 € | alle Stufen inklusive Sehr hoch und Pro (GPT-5.6 Sol Pro, GPT-6 Pro), 5x bis 20x mehr Nutzung | standardmäßig an, abschaltbar | für diese Vorlagen selten nötig |
| Business Standard | 21 € pro Nutzer (20 USD bei jährlicher, 25 USD bei monatlicher Zahlung), ab 2 Nutzern | alle Stufen mit Kontingent, geteilte Projekte, Admin-Konsole | standardmäßig aus | Unternehmen jeder Branche, in denen mehrere Personen mit Kunden- und Betriebsdaten arbeiten |
| Business Premium | 105 € pro Nutzer (100 USD jährlich, 125 USD monatlich) | 5x mehr Nutzung als Standard, ohne 5-Stunden-Limit | standardmäßig aus | Büroleitung mit Dauernutzung, siehe ChatGPT Business Premium |
Für einen typischen Betrieb mit fünf bis zwanzig Mitarbeitenden, ob Handwerk, Praxis oder Schule, passt Business Standard für die zwei oder drei Personen, die Angebote, Kundenmails und Personalthemen bearbeiten. Jedes Konto bekommt eine Funktionsadresse, die Vorlagen aus diesem Artikel liegen in geteilten Projekten. Alle anderen Mitarbeitenden arbeiten mit dem Free-Tarif, ausgeschaltetem Training und der Platzhalter-Regel, nur für Aufgaben ohne Kundenbezug wie Unterweisungen, Übersetzungen und Fachfragen.
Noch mehr ChatGPT-Prompts als PDF
Wer noch mehr will, bekommt im PDF „ChatGPT Prompts für Handwerksunternehmen“ weitere Vorlagen, die in diesem Artikel nicht stehen. Darin stecken z. B. Prompts für die Analyse der Konkurrenz-Websites, eine Kaltakquise-Mail an städtische Unternehmen, Upselling-Ideen für bestehende Kunden, den LinkedIn-Profiltext und ein Rollenspiel als Training für das Erstgespräch mit Neukunden. Der Download der ChatGPT-Prompts als PDF ist kostenlos.
Häufige Fragen zu ChatGPT Prompts für Handwerker
Was ist der beste ChatGPT Prompt für Handwerker?
Es gibt keinen einzelnen besten Prompt, sondern eine Struktur, die für jede Aufgabe funktioniert: Rolle, Kontext, exakte Fakten, gewünschtes Format, Grenzen gegen erfundene Angaben und entweder ein Stilbeispiel oder die Pflicht zu Rückfragen. Ein Angebotsprompt nach dieser Struktur hat knapp 200 Wörter. Ein kürzerer Prompt verlagert die Arbeit ins Nachbessern.
Kann ChatGPT ein Angebot kalkulieren?
Nein. ChatGPT kennt weder aktuelle Materialpreise noch den Stundensatz des Betriebs, und Rechenschritte im Chat sind keine prüfbare Kalkulation. Die Vorlagen in diesem Artikel übergeben fertige Positionen mit Preisen und verbieten dem Modell, sie zu verändern. Die Kalkulation bleibt in der Branchensoftware oder in der Tabelle des Betriebs.
Welche Denkstufe soll ich in ChatGPT für Kundentexte wählen?
Instant. Kurze Texte mit vollständigen Fakten werden durch längeres Denken nicht besser, sie kosten nur Zeit und Kontingent. Mittel oder Hoch lohnt sich bei Verträgen, Protokollen mit vielen Maßen und Entscheidungen mit mehreren Varianten. Free und Go haben statt des Reglers den Knopf „Nachdenken“ mit GPT-5.6 Luna.
Darf ich Kundenmails in ChatGPT einfügen?
Nur ohne Personenbezug. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail und Rechnungsnummer werden vorher durch Platzhalter ersetzt, und der Trainingsschalter „Das Modell für alle verbessern“ muss aus sein. Die Datenschutzkonferenz weist darauf hin, dass auch Umstände wie Straße plus Familiensituation einen Kunden identifizieren können. Wer regelmäßig Kundenkommunikation bearbeitet, nutzt ChatGPT Business, das Eingaben standardmäßig nicht zum Training verwendet.
Funktionieren die Prompts auch mit Claude, Gemini oder Copilot?
Ja. Die Prompt-Formel ist modellunabhängig, weil alle großen LLMs auf Rolle, Kontext, Format und Grenzen reagieren. Unterschiede gibt es nur bei den Bedienelementen. Schieberegler für Denken, benutzerdefinierte Anweisungen und Projekte heißen bei anderen Anbietern anders oder fehlen. Die Vorlagen selbst lassen sich unverändert kopieren.
Wie erkenne ich, ob ChatGPT etwas erfunden hat?
Jede Angabe, die nicht im eigenen Prompt stand, ist verdächtig, primär Zahlen, Normen, Fristen, Garantien und Namen. Der Folge-Prompt „Markiere jede Angabe, die nicht in meinem Prompt stand, mit [ERFUNDEN]“ lässt das Modell seine eigene Antwort prüfen. Verlässlicher ist der Abgleich durch den Menschen anhand der Prüfliste vor dem Versand.